Школа эффективного управления рабочими средами. Часть 1. Гибридный офис

Как гарантировать эффективность совместной работы команды в гибридной рабочей среде? Это комплексный вопрос, который ставит в тупик значительную часть руководителей, удерживая их от перехода на гибридный формат работы. Но сомнения и вопросы возникают не только у руководителей, но и у самих сотрудников — дистанционных и офисных.

Те, кто работает "на удаленке", вынуждены решать такие вопросы, как планирование встреч с коллегами, наличие своевременных уведомлений о событиях, бронирование рабочих мест и помещений для проведения совещаний.

Те, кто остался в офисе, боятся вовремя не найти "удаленного" коллегу и сомневаются в эффективности совместной работы в команде.

Административный отдел и IT-службы, в свою очередь, ищут новые способы организации процессов и контроля за использованием пространства в гибридном офисе.

Очевидно, что в этой ситуации бизнесу нужны более эффективные инструменты, чем записи в Excel. Как правило, эффективное решение для управления рабочими местами состоит из трех основных частей:

• системы бронирования переговорных;
• системы бронирования рабочих мест;
• системы управления посетителями.

Каждая из этих систем играет жизненно важную роль в обеспечении эффективного функционирования гибридного офиса.

Решаем проблемы дистанционных сотрудников

Как запланировать встречу с коллегами?

Система бронирования переговорных — один из жизненно важных компонентов решения для управления рабочей средой. Благодаря этой системе каждое бронирование будет отображаться на единой платформе и обновляться в режиме реального времени.

Для повышения эффективности лучше выбирать такие платформы, которые поддерживают интеграцию с внешними календарями (например, Outlook или Google Calendar). Это обеспечит двойную синхронизацию расписания и позволит удаленным работникам бронировать места для проведения совещаний дистанционно (с помощью веб-портала и/или мобильного приложения) или в календаре. Благодаря синхронизации расписания в режиме реального времени можно не беспокоиться, что зарезервированное место будет забронировано дважды.

Как убедиться, что я не пропущу встречу?

Оперативные уведомления помогают держать удаленных сотрудников в курсе событий. Система бронирования переговорных автоматически отправляет приглашения на собрание (с указанием даты и места) и напоминания о регистрации (за 10 или 15 минут до начала собрания) по электронной почте. В случае каких-либо изменений в расписании система бронирования также отправит уведомления, как только эти изменения будут внесены. Весь процесс полностью автоматизирован и не требует вмешательства человека.

Могу ли я забронировать переговорную или рабочее место до того, как приду в офис?

Основная проблема удаленных сотрудников, которые приходят в офис всего несколько раз в неделю — наличие свободных рабочих мест.

Здесь мы приходим ко второму компоненту системы управления рабочей средой — системе бронирования персональных рабочих мест. Такая система обеспечивает гибкую организацию рассадки и предоставляет пользователям все доступные варианты, что позволяет забронировать нужный стол или пространство за считанные секунды. Кроме того, как и при пользовании системой бронирования переговорных, сотрудник может контролировать свой график, бронируя место заранее.

Решаем проблемы офисных сотрудников

Как найти коллегу, который работает в дистанционном режиме?

Как правило, система бронирования рабочих мест оснащена так называемой картой офиса. Карта может использоваться административным персоналом для управления офисными помещениями и контроля занятости, в то время как сотрудники используют ее, как схему рассадки, на которой можно не только забронировать свободный стол, но и найти нужных коллег.

Если офисный сотрудник хочет провести личную встречу с коллегой, можно найти его на карте и встретиться оперативно либо забронировать место рядом с ним для встречи в другой день. Тот же метод действителен и для удаленных сотрудников, которые хотят лично поговорить с кем-то из команды при ближайшем посещении офиса.

Будет ли совместная работа в команде по-прежнему эффективной?

Сомнения по поводу эффективности командной работы могут быть с легкостью устранены выбором решения, интегрированного с Microsoft Teams или другой аналогичной средой. Использование интегрированной рабочей среды позволяет синхронизировать расписание совещаний в режиме реального времени, связывая удаленных и офисных сотрудников, создавать ссылки на собрания, делиться ссылками в чатах и пр.

Решаем проблемы административного персонала

Как контролировать использование пространства в гибридном офисе?

Поскольку в режиме гибридного офиса удаленно работает значительное число сотрудников компании, административному персоналу необходимо контролировать занятость офисных ресурсов и актуальность конкретных резервов, чтобы избежать так называемого фантомного бронирования. Это относится как к переговорным помещениям, так и к персональным рабочим местам.

Решение для управления рабочими местами должно поддерживать совместимое аппаратное обеспечение, такое как интеллектуальные датчики и дисплеи для мониторинга. Если помещение забронировано, но никто не появляется, датчик присутствия людей позволит автоматически снять резерв, освобождая это место для следующего бронирования.

Еще одним преимуществом использования интеллектуальных датчиков в офисе является получение объективной информации о занятости рабочего пространства, что позволяет определить, следует ли уменьшать или увеличивать занимаемые площади. Подробная аналитика и отчеты могут предоставляться еженедельно/ежемесячно. Располагая данными о плотности собраний, коэффициенте использования помещений и пр., административный персонал и руководители бизнеса могут корректировать стратегии, адаптируя офис к гибридной работе.

Как организовывать визиты внешних посетителей?

В контексте гибридной работы хочется сохранить уверенность в том, что гости, посещающие компанию, всегда будут хорошо приняты, а их встреча с нужным человеком состоится. Система управления посетителями поможет решить этот вопрос.

Внешний гость может быть приглашен заранее, при этом в системе бронирования переговорных будет создана соответствующая запись. В то же время гость получит приглашение по электронной почте и заранее подтвердит нужную информацию. По прибытии гость может отсканировать QR-код на стойке регистрации, а участники встречи со стороны компании получат оперативную информацию о его прибытии. Такая система позволяет не терять важные бизнес-связи даже при отсутствии административного персонала на рабочем месте.

Продолжение следует